전략&기획역량 14편: 문서 작성(장표 작성)의 중요성과 작성 팁

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전략/기획 직무 이야기13편: 원활한 협업 및 의사소통 능력의 중요성(커뮤니케이션 스킬)

 

[글을 들어가며]

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이번 전략기획 이야기 14편에서는 문서작성(장표작성)에 대하여 간단히 작성해 보고자 합니다. 흔히 현업에서는 문서작업으로 인한 갑을논박이 많이 있습니다. 특히 과도한 문서작업을 강요하여 본업보다 일명 장표질이라고 표현하며 보고를 위한 보고장표 작성과 같은 악습들이 아직까지 존재하고 있습니다.

 

하지만 그럼에도 전략기획 직군에게 있어 문서작업은 정보를 구조화하고 효과적으로 전달할 수 있으며 이해와 협업을 보다 쉽게 할 수 있도록 하는 중요한 작업입니다. 올바른 목적으로 제대로 작성된 문서는 비즈니스 전략을 명확하게 전달하고 이해관계자들과의 의사소통을 보다 원활하게 하기 때문에 전략기획직군에서는 핵심역량 중 하나라고 할 수 있습니다. 

 

[문서작성 프로세스 5단계]

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1. 작성 계획 수립

― 문서의 작성 목표(설득, 설명, 제안 등)와 독자(고객, 상사, 임원, 동료 등)를 명확히 하는 단계

― 목표와 독자가 정해지면 이에 맞게 필요한 자료를 조사 및 정리하고 문서의 구조와 형식을 결정

 

2. 초안 작성

― 스토리라인을 논리적으로 전개하여 초안을 작성

― 목표를 명확히 전달하면서 문서를 읽는 사람들이 명확하고 쉽게 이해할 수 있도록 작성

(이 부분에서 종종 문제가 발생합니다. 누구는 초등학생도 읽기 쉽게 작성하라는 요구를 하기도 합니다. 말이 많은 부분이지만 개인적인 경험상 오히려 모두가 이해가능 하도록 문서를 작성할 경우 프로젝트의 레벨을 무시당하는 경우가 많았기에 저는 적당히 레벨을 맞춰 작성하는 편입니다.)

 

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3. 검토 및 수정

― 문서의 전개가 논리적으로 진행되었는지 다시 한번 확인하는 단계입니다. 문서가 목표를 독자에게 명확하게 전달하고 있는지, 내용이 일관되게 작성되었는지 확인합니다.

― 기타 자료의 출처 작성 및 문법 오류를 다시 한번 확인

 

4. 최정 검토 및 승인

― 문서를 최종적으로 검토하고 결제권자 또는 재량권자에게 문서 배포를 승인받는 단계입니다.

 

5. 문서 배포 및 공유

― 문서를 적절한 방법을 통해 배포하고 이해관계자들과 공유

― 문서를 배포하는 방법도 중요합니다. 특히 대외비가 포함되거나 기술유출의 문제가 있을 경우 적절한 조치(NDA 등)를 사전에 마치고 배포하여야 합니다.

― 문서를 작성하는 것만큼 관리하는 것도 중요합니다. 배포된 문서가 누구에게 어떻게 배포되었는지 어떠한 근거로 사용되었는지 잘 보관하셔야 합니다.

 

[글을 마치며]

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이번 글에서는 문서작성에 대하여 알아보았습니다. 보고를 위한 보고자료 작성, 무분별한 문서작성은 업무에 나쁜 영향을 미치기도 합니다. 하지만 문서작성은 정보를 효과적으로 전달 및 보관하며 더 나아가 이해관계자들을 설득시키기 위한 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 또한 문서작성 프로세스를 이해하고 작성하면 문서의 품질을 향상시키고 이는 효과적인 커뮤니케이션 결과를 가져옵니다. 긴 글 읽어주셔서 감사드립니다.

[다음글]

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전략/기획 직무 이야기15편: 문제해결 과정과 기획기법(기획툴, 프레임워크, Fishbone Diagram, 5Why's, S