전략&기획역량 6편: 회의록 작성하기, 회의록 양식

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[현업이야기] 전략/기획 직무 이야기 5편(프로젝트를 실패하는 이유, 오너쉽))

 

[글을 들어가며]

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이번 전략기획 직무이야기 6편에서는 회의록의 중요성과 작성팁에 대하여 작성해 보고자 합니다. 회의록은 프로젝트를 관리에 있어 가장 기본적인 문서이자 반드시 챙겨야 하는 문서이기도 합니다. 회의록은 프로젝트가 원하지 않은 방향으로 나아가지 않도록 방지해 주며, 이해관계자들 간의 의사소통의 문제를 예방해 줄 수 있는 문서이기도 합니다. 또한 일어나서는 안되지만 추 후 책임소재를 가려낼 경우에도 회의록은 그에 대한 근거가 될 수 있으니 작성한 뒤 반드시 회의참석 인원들에게 메일로 공유하고 그 내용을 보관하고 있어야 합니다. 그럼 회의록에는 어떠한 내용이 들어가야 되는지 작성해 보도록 하겠습니다.

 

 

[회의록 작성팁]

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회의록은 말 그대로 회의롤 끝나고 그 내용을 정리한 문서이며 작성 후 각 참석자들 및 이해관계자들에게 반드시 공유하는 것이 좋습니다. 여기서 말하는 회의는 중요한 회의뿐만 아니라 사소한 회의여도 작성 및 보관하는 것이 좋습니다. 특히 프로젝트가 커질수록 다양한 회의가 중구난방으로 진행되는데, 회의에 참석하지 않더라도 회의록을 통해 각 구성원이 프로젝트가 어떻게 진행되는지 알 수 있도록 공유하는 것이 좋으며 구성원 역시 공유되는 회의록을 한번씩 꼭 확인하는 것이 중요합니다. 이러한 회의록에 들어가는 내용은 아래와 같습니다.

 

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1. 회의의 기본적인 정보

- 처음에는 회의에 관한 기본적인 정보를 정리하는 것이 좋으며 내용은 다음과 같습니다. 

- 각 참가인원들에 대한 정보(회사이름, 소속부서, 직급), 회의의 주체(담당자 및 주관부서), 회의 장소, 날짜, 시간 

2. 회의 주제(Agenda)

- 회의에서 논의되는 Agenda들을 전부 정리하여 작성

 

3. 간단한 요약 내용

- 본격적인 내용을 작성하기 전 간단하게 회의 내용을 요약본을 작성

- 회의를 열게 된 이유, 논의내용, 결과를 최대한 간결하게 두세문장 내외로 작성

 

4. 상세내용

- 회의에서 주고받은 내용 중 실질적으로 Agenda와 관련 있는 객관적인 내용들과 이에 따른 의미 있는 각 참석자들의 의견들을 정리

 

5. 결정사항

- 회의를 통해 결정된 의사결정 내용 또는 변경내용들에 대하여 정리

 

6. 추후일정 또는 Action Items

- 회의를 통해 나온 결정사항들에 대한 수행 내용(담당자, 일정 등)을 정리하여 공유

- 그 외 특이사항 또는 새롭게 나온 안건들에 대하여 공유하고 필요시 일정을 조율하고 미팅 진행

 

[글을 마치며]

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이번 글에서는 회의록의 중요성과 작성팁에 대하여 간단히 알아보았습니다. 최근에는 회의록을 편하게 작성하기 위해 보다 다양한 도구들이 많이 나와 있습니다. 가령 회의 내용을 녹음만 하여도 자동으로 내용을 정리해 주는 수준의 AI 또한 이미 보급되어 있습니다. 회의록은 언젠가는 프로젝트를 진행하는 본인에게도 큰 도움이 되는 문서이기 때문에 틈틈이 관리하시는 것을 추천드리며 다음글에서 다시 찾아뵙겠습니다. 감사합니다.

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전략/기획 직무 이야기 7편: 디자인 씽킹 5단계 프로세스(디자인 사고)